Uffici più affollati, i dati aiutano a ripensare gli spazi

Archiviata per sempre l’era pandemica, sempre più persone tornano in sede e per le aziende diventa più difficile organizzare scrivanie, sale riunioni e spazi comuni. Partendo dai risultati del Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026, KONE, azienda specializzata nella mobilità verticale, ha individuato alcune possibili soluzioni basate sulla data governance, sulla connettività e sull’analisi dei movimenti all’interno degli edifici.

Secondo il report considerato, il 62% delle aziende richiede oggi ai dipendenti alcuni giorni fissi di presenza in ufficio, contro il 49% del 2025. Il 70% dei lavoratori trascorre inoltre in sede da tre a cinque giorni alla settimana. Il ritorno in ufficio, però, non avviene in modo uniforme. Le presenze tendono a concentrarsi negli stessi giorni e nelle medesime fasce orarie, creando affollamento anche in edifici che, nel resto della settimana, rimangono parzialmente vuoti.

Richiamando anche un’altra ricerca, intitolata Global Workplace & Occupancy Insight 2026, KONE ricorda come nel 2025 il tasso medio di occupazione degli edifici sia salito al 53%, rispetto al 38% del 2024 e al 35% del 2023. Il dato più significativo riguarda le scrivanie, il cui livello di occupazione ha raggiunto il 111%. Nei momenti di picco, quindi, le persone presenti possono essere più numerose delle postazioni disponibili.

Come affrontare il problema? Innanzitutto, è chiaro come non basti più contare gli ingressi. Occorre invece sapere con certezza in quali giorni e orari aumentano le presenze, quali piani vengono frequentati maggiormente, dove si formano rallentamenti e quali ambienti restano inutilizzati.

È proprio questo il campo di applicazione della data governance: un sistema di regole e procedure che permette di raccogliere, ordinare e utilizzare informazioni affidabili. In termini semplici, significa fare in modo che i dati provenienti da sensori, accessi, prenotazioni e impianti raccontino in maniera chiara come viene vissuto l’ufficio.

La seconda ricerca richiamata dall’azienda di soluzioni mobili indica quindi che il 73% delle organizzazioni ha già avviato programmi di data governance. Migliorare la qualità delle informazioni è diventata anche la seconda priorità del settore immobiliare aziendale a livello globale.

Dati precisi permettono di distinguere un problema strutturale da uno momentaneo. Un piano, per esempio, può essere sovraffollato soltanto il martedì e il mercoledì. Una sala riunioni può risultare sempre prenotata, ma essere usata solo per brevi periodi. Alcune scrivanie possono rimanere libere non perché siano troppe, ma perché si trovano in zone meno accessibili o lontane dai servizi più richiesti.

Senza queste informazioni, un’azienda rischia di aggiungere postazioni dove non servono, eliminare spazi ancora utili o affrontare una costosa ristrutturazione sulla base di impressioni parziali.

Incrociando tutte le informazioni sopra riportate, KONE sottolinea come ascensori connessi, sensori e tecnologie basate sull’Internet of Things possano aiutare a comprendere i flussi delle persone negli edifici. «Ogni corsa in ascensore, ad esempio, fornisce dati reali sul modo in cui gli edifici vengono vissuti ogni giorno», spiega in particolare Marco De Flora, Service Director di KONE Italy & Ibérica.

Attraverso il servizio KONE 24/7 Connected Services, l’azienda ha analizzato oltre un miliardo di corse effettuate in dieci città europee negli ultimi cinque anni. I risultati mostrano una crescita costante degli spostamenti tra il 2022 e il 2025, a conferma del consolidamento del ritorno al lavoro in presenza.

A Milano, in particolare, il numero delle corse è aumentato progressivamente durante il 2025, facendo registrare un ulteriore incremento dell’8% tra il 2025 e il 2026. Le informazioni prodotte dagli ascensori non servono a osservare il comportamento del singolo dipendente, ma a capire il funzionamento generale dell’edificio. Possono segnalare gli orari di maggiore affluenza, i piani più frequentati e i punti nei quali gli spostamenti diventano meno fluidi.

Incrociando questi dati con quelli relativi agli accessi e all’utilizzo degli ambienti, le aziende possono distribuire meglio le postazioni, aumentare le sale per le riunioni dove necessario o favorire una presenza più equilibrata durante la settimana. Possono anche intervenire sugli ascensori e sugli altri servizi per ridurre attese e congestioni.

L’analisi nel tempo aiuta inoltre a programmare gli investimenti. Prima di ampliare, ridurre o ristrutturare un ufficio, è possibile verificare se una maggiore affluenza rappresenti una tendenza stabile oppure un fenomeno limitato ad alcuni periodi.

Conoscere l’effettivo utilizzo degli ambienti permette infine di regolare meglio illuminazione, climatizzazione e impianti, contenendo consumi e sprechi. I sistemi connessi possono anche segnalare anomalie e facilitare la manutenzione prima che si verifichi un guasto.

La data governance trasforma così le informazioni prodotte ogni giorno dagli edifici in indicazioni pratiche. Non si tratta soltanto di trovare posto a tutti, ma di organizzare uffici più adatti ai nuovi ritmi del lavoro.