Controllo a distanza del personale: nuove tecnologie, sfide e vincoli normativi

di Elena Pellicano*

La trasformazione tecnologica in atto non poteva non coinvolgere anche il mondo del lavoro. In particolare, la digitalizzazione dei processi produttivi, la diffusione capillare di dispositivi e l’ingresso dell’intelligenza artificiale nei sistemi aziendali hanno reso sempre più delicato il rapporto tra lo sviluppo utile alla produttività e il monitoraggio indiretto delle attività del personale.

In uno scenario in continua evoluzione, la normativa giuslavoristica deve affrontare una sfida complessa: applicare gli istituti normativi nati in un contesto analogico, dunque pensati per software e sistemi di videosorveglianza poco sofisticati, a strumenti sempre più complessi.

La disciplina sui possibili controlli datoriali da remoto continua a fondarsi sull’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. n. 300 del 1970), che, nella sua formulazione originaria, prevedeva un divieto generale di controllo a distanza, salvo limitate eccezioni. Erano infatti consentite, previo accordo sindacale o autorizzazione amministrativa, esclusivamente installazioni giustificate da esigenze organizzative, produttive o di sicurezza del lavoro. Si trattava di un impianto costruito “ad hoc” per strumenti di controllo analogici (come, ad esempio, le telecamere di videosorveglianza) distinti dagli strumenti di lavoro.

Nel 2015, lo stesso articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori è stato modificato alla luce dei nuovi sviluppi tecnologici e della crescente diffusione di strumenti digitali sul luogo di lavoro. Infatti, il legislatore ha espressamente escluso la necessità di seguire la procedura di autorizzazione o accordo sindacale per quegli strumenti utilizzati direttamente dal lavoratore per svolgere la prestazione, come computer e posta elettronica, e per quelli destinati alla registrazione di accessi e presenze, stabilendo al contempo che l’utilizzo dei dati raccolti dal datore di lavoro dovesse rispettare la normativa sulla privacy e prevedere un’informativa chiara e dettagliata per i lavoratori.

Di qui, il GDPR (Regolamento UE 2016/679) resta il principale riferimento in materia di privacy e cardine anche della compliance giuslavoristica, fissando principi fondamentali come il diritto alla minimizzazione dei dati (sia nell’accesso che nella conservazione), il diritto all’oblio e il diritto a ricevere un’informativa chiara e dettagliata sulla natura e sulle modalità del trattamento.

L’attenzione ai sistemi tecnologici, software e tool è in aumento. In questa prospettiva si colloca il Decreto Trasparenza (D.Lgs. 104/2022), che introduce obblighi informativi specifici in presenza di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati: il datore di lavoro deve fornire ai lavoratori, prima dell’inizio dell’attività, informazioni sulle finalità, sulla logica di funzionamento degli algoritmi, sulle categorie di dati trattati e sui rischi e garanzie previste.

Nonostante gli interventi normativi che negli anni si sono susseguiti, la crescente complessità delle nuove tecnologie rende sempre più difficile per le aziende l’individuazione del confine tra strumenti leciti e pratiche vietate. Dette tecnologie, infatti, possono determinare un forte impatto sulla raccolta e gestione dei dati, anche quelli relativi alle performance, tali da risultare spesso invasive, con il rischio di determinare un trattamento illecito. Ciò è anche dimostrato dall’intensa attività sanzionatoria degli ultimi anni da parte sia dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro sia del Garante per la protezione dei dati personali.

Tra le pratiche maggiormente censurate figurano il monitoraggio invasivo dell’attività svolta con strumenti digitali, come il tracciamento sistematico della navigazione Internet e la conservazione prolungata della corrispondenza e-mail, o, ancora, l’uso generalizzato della geolocalizzazione in smart working e l’adozione di sistemi biometrici o di riconoscimento facciale per la rilevazione delle presenze.

Particolarmente significativo è il recente intervento dell’Autorità Garante che ha sanzionato un’azienda per l’uso di un software in grado di monitorare analiticamente le prestazioni dei dipendenti, registrando tempi, modalità di lavoro e periodi di inattività con relative causali: il sistema era stato introdotto per finalità di monitoraggio della performance e aumento della produttività, senza però che il datore di lavoro consultasse le organizzazioni sindacali o ottenesse le necessarie autorizzazioni.

In questo scenario, anche in vista dell’alto impatto che l’AI potrà avere rispetto al tema della produttività e della valutazione delle performance, saranno fondamentali gli interventi del legislatore e delle autorità competenti in materia. Nel frattempo, le aziende che non vogliono chiudersi al progresso tecnologico sono chiamate a uno sforzo di analisi preventiva dei software che vengono implementati, sia da un punto di vista tecnico, valutando attentamente quale impatto questi possano avere sulla gestione delle attività lavorative del proprio personale, che in relazione al trattamento dei dati.

*Chi è l’autrice

Elena Pellicano è senior associate del dipartimento di diritto del lavoro di Hogan Lovells Italia. Elena fornisce assistenza a clienti internazionali operanti in tutti i settori economici, in merito a questioni relative a rapporti sia di lavoro dipendente che di lavoro autonomo/consulenza, nel tempo si è specializzata anche sugli aspetti privacy relativamente al rapporto di lavoro, alle attività di monitoraggio da remoto derivanti da software. Fornisce altresì consulenza nella gestione dei rapporti di lavoro nel day by day, assiste le società con riferimento a licenziamenti individuali e collettivi, rapporti con i sindacati e relazioni industriali e redazione di accordi sindacali, procedure di trasferimento di affari, questioni relative all’H&S, anche facendo da trait d’union con i consulenti aziendali – quali consulenti del lavoro e medico competente. In più, supporta i clienti, inclusi gruppi multinazionali, nelle attività di investigation e auditing interno per la verifica di violazioni di policies interne e/o delle norme di legge e/o di contratto da parte di dipendenti e top managers.