Quando la vita cambia il lavoro e ti spinge a diventare Smarter

di Franco Zullo*

Negli ultimi tempi mia madre ha avuto un problema di salute.
Io e mia sorella ci stiamo alternando per starle vicino, nella casa dove vive in Abruzzo, vicino al mare. E’ un atto di responsabilità e restituzione.

Ci alterniamo per esserci a pranzo, a cena, per accompagnare, organizzare, ascoltare, preparare, supportare. A volte preparo io il pranzo. A volte la cena. A volte semplicemente tengo insieme ciò che serve, dentro una giornata che non può più essere pensata solo in funzione del mio lavoro.

E quando la vita cambia così, cambia inevitabilmente anche il modo di lavorare.

Non in teoria. Nella pratica.

Cambiano gli orari.
Cambiano i margini.
Cambiano le energie disponibili.
Cambiano i ritmi mentali.
Cambia soprattutto l’idea che avevi di una giornata “normale”.

Prima avevo una routine più stabile, soprattutto quando lavoravo dal mio home office a Milano. C’erano spazi più prevedibili, blocchi di concentrazione più difendibili, una scansione più lineare. Oggi la mia giornata si è accorciata, o forse sarebbe più corretto dire che si è dovuta adattare a una nuova realtà.

La mattina presto faccio yoga – i 5 tibetani.
Poi vado a fare una passeggiata al mare. A volte all’alba, altre volte al tramonto. E poi inizio a lavorare.

Quando va bene, riesco a concentrarmi dalle sette, sette e mezza fino alle undici. Quando va meno bene, dalle sette fino alle nove e mezza, dieci. Quello è il mio vero spazio di qualità. Quello è il momento in cui posso lavorare in profondità, pensare, scrivere, costruire.

Il pomeriggio, invece, tra il caldo e la stanchezza accumulata, riesco a fare molto meno. E proprio per questo non provo a chiedere a me stesso ciò che quel momento non può darmi. Non imposto deep work, non mi ostino a fare lavoro profondo quando so che non è la finestra giusta.

Uso quel tempo in modo diverso.

Faccio attività più leggere: mando mail, rispondo a messaggi, sento persone, pianifico riunioni, tengo vive conversazioni e relazioni. In altre parole, non combatto contro il mio livello di energia: lo leggo, lo rispetto, e organizzo il lavoro di conseguenza.

Questa, per me, è una lezione importante.

Perché spesso continuiamo a pensare che lavorare bene significhi riuscire a mantenere sempre lo stesso ritmo, la stessa struttura, la stessa produttività. Ma la vita vera raramente ci concede questa linearità.

Ci sono momenti in cui il lavoro deve adattarsi. E adattarsi non significa fare meno in modo passivo.
Significa fare meglio dentro vincoli diversi.

In queste settimane mi sto accorgendo che, avendo meno tempo e meno continuità, seleziono molto meglio. Vado più velocemente al punto. Riconosco con più lucidità quali sono le attività che contano veramente, quelle che generano più valore, quelle che meritano la mia attenzione migliore.

Quando il tempo si restringe, il superfluo si vede prima.
Quando l’energia non è infinita, smetti di sprecarla con la stessa leggerezza.

E così, quasi senza volerlo, torni al cuore della questione: quali sono le poche cose che fanno la differenza? Quali sono quelle attività che, anche se rappresentano il 20% di ciò che faccio, generano l’80% del valore?

In un certo senso, la realtà ti costringe a diventare più essenziale. E questa essenzialità, se la ascolti, ti insegna molto.

Un’altra cosa che sto imparando riguarda il batching, cioè l’accorpamento intenzionale delle attività più leggere o ripetitive.
Nel lavoro lo faccio, ad esempio, raggruppando mail, messaggi, telefonate, micro-attività organizzative in finestre specifiche, senza spezzettarle continuamente durante la giornata. Ma mi sto accorgendo che il batching non è utile solo nel lavoro: è una logica che aiuta a sostenere meglio anche la vita pratica.

Un esempio molto semplice: la sera, quando torno a casa, preparo spesso il cibo per due o tre giorni. Lo faccio perché so che, nei momenti successivi, non avrò energie da spendere in altre decisioni, in altri passaggi, in altra fatica inutile. Così, quando torno o prima di andare in ospedale, mangio e basta. Non devo organizzarmi ulteriormente, non devo ripartire da zero, non devo consumare attenzione in qualcosa che posso aver già gestito prima.

Sembra una cosa piccola. Ma non lo è.

Perché nelle fasi complesse, ridurre le micro-decisioni e accorpare ciò che si può accorpare diventa una forma concreta di tutela dell’energia. E proteggere energia, in certi periodi, vale quasi quanto proteggere il tempo.

Anche vivere vicino al mare, in questo momento, mi sta insegnando qualcosa.

Il tempo che riesco a liberare non lo riempio automaticamente. Lo uso in modo diverso. Leggo. Cammino. A volte faccio un tuffo. Ho smesso di guardare la televisione. Cerco di vedere amici cari che vivono qui. Cerco di stare nel tempo libero in modo più pieno e meno dispersivo.

Anche questo, per me, parla di lavoro.

Perché il lavoro non dipende solo da quello che facciamo nelle ore operative. Dipende anche da come arriviamo a quelle ore. Da come recuperiamo. Da cosa ci rigenera. Da come entriamo e usciamo dalla giornata.

Se non osserviamo questo, rischiamo di leggere la produttività solo come quantità di ore o quantità di attività, mentre una parte decisiva della qualità del lavoro nasce fuori dal lavoro stesso – questo è uno dei principi della Smart Week o 4 Day Week.

C’è poi un ultimo aspetto che questa esperienza mi ha reso ancora più evidente.

Quando non c’è una direzione chiara, cresce l’agitazione.

C’è stato un periodo in cui la situazione in ospedale non era ancora ben definita. Non era chiaro il quadro, non era chiaro il percorso, non era chiaro cosa stesse succedendo.
E quella mancanza di chiarezza generava inevitabilmente tensione.

Io, per indole, tendo sempre a non fermarmi ai sintomi. Cerco di capire le cause. Cerco di guardare ciò che emerge, ma anche ciò che resta sotto la superficie. La parte visibile dell’iceberg conta, certo. Ma spesso è il sommerso che determina il resto.

Così ho fatto anche in questa situazione. Mi sono confrontato con i medici, ho cercato di andare più a fondo, di capire meglio, di costruire una maggiore chiarezza sul percorso da seguire. E oggi, pur dentro una situazione che richiede ancora attenzione, mi sento molto più sereno. Abbiamo programmato esami specifici, abbiamo una direzione più definita, abbiamo una base più concreta per capire la strada e la cura successiva.

Anche nel lavoro accade la stessa cosa.

Quando non hai una direzione chiara, ti riempi. Ti agiti. Reagisci a tutto. Ti senti pieno, ma non centrato.

Quando inizi a vedere meglio, anche se non hai ancora tutte le risposte, cambia la qualità del tuo stare nelle cose. Non perché la complessità sparisca, ma perché smette di essere solo rumore.

Forse è proprio questa la lezione più forte che sto portando a casa.

La cosa più importante non è mantenere sempre la routine ideale.
La cosa più importante è avere consapevolezza di come stai lavorando, di cosa il contesto ti permette di fare, di come devi adattarti quando la vita cambia le regole del gioco.

Ci sono momenti in cui non puoi lavorare come prima.
E insistere per farlo rischia solo di aumentare frustrazione, senso di colpa e dispersione.

In quei momenti serve qualcosa di diverso: serve leggere il contesto con onestà, serve adattarsi senza perdersi, serve proteggere le poche ore ad alto valore, serve accorpare il resto, serve ridurre il rumore,
serve scegliere meglio.

In fondo, è proprio qui che la consapevolezza smette di essere un concetto astratto e diventa una competenza reale.

Capire come lavori. Capire quando rendi meglio. Capire cosa puoi fare in profondità e cosa invece va batchato, accorpato, alleggerito. Capire cosa ti rigenera. Capire cosa oggi conta davvero.

Perché anche nelle fasi più complesse non tutto ha lo stesso peso.
E lavorare bene, a volte, non significa fare tutto.
Significa identificare con più lucidità le attività a maggior valore e costruirgli attorno una giornata possibile.

Forse è questo che sto imparando, tra cura, mare, mattine corte e pomeriggi più lenti: che il lavoro non è qualcosa da difendere rigidamente dalla vita, ma qualcosa da riprogettare quando la vita cambia.

E che, proprio in quei momenti, il vero valore nasce dalla capacità di restare presenti, adattivi e intenzionali.

Non perfetti. Ma lucidi.

Anche questo è Pensare Smarter. Lavorare Smarter.

*Chi è l’autore

Strategic Advisor per CEO, HR e Team Leader, da oltre 20 anni Franco Zullo supporta le organizzazioni nel ripensare i modelli di lavoro e di business per migliorare performance, produttività, benessere e impatto. È autore e speaker internazionale su temi legati al futuro del lavoro, alla strategia della performance e alla trasformazione sistemica delle imprese. Il suo approccio combina visione strategica, pensiero sistemico e innovazione centrata sulle Persone. Appassionato di vela, cibo & vino, musica, viaggi e delle persone diverse da lui che incontra lungo il cammino.