Settimana corta, lavorare un giorno in meno basta davvero per lavorare meglio?

Tra uffici meno affollati e attività ridotte, l’estate può essere la stagione migliore per sperimentare la settimana corta. Lavorare quattro giorni a settimana anziché cinque può però essere davvero la formula vincente per garantire un migliore work-life balance o può rivelarsi un boomerang? A porsi questa domanda è Sesame HR, piattaforma tecnologica europea che supporta le aziende nella digitalizzazione e nella gestione delle risorse umane.

La società ha sviluppato il tema a partire dai risultati della European HR Leaders Survey, condotta su 578 responsabili HR europei, mettendo in relazione la riduzione dell’orario con l’organizzazione dei processi, la distribuzione dei carichi e gli strumenti utilizzati dalle imprese.

I dati mostrano infatti che lavorare un giorno in meno non basta, da solo, a migliorare il benessere delle persone. Il rischio è comprimere in quattro giornate le stesse riunioni, scadenze e attività previste in cinque, aumentando la pressione anziché ridurla. Perché la settimana corta funzioni, secondo Sesame HR, deve quindi essere accompagnata da processi più semplici, priorità chiare e una distribuzione sostenibile del lavoro.

Il problema emerge con particolare evidenza osservando il peso delle incombenze amministrative. Il 63,7% dei team HR coinvolti nella ricerca dedica oltre il 40% del proprio tempo a procedure, richieste, aggiornamenti e attività ripetitive. Soltanto il 7% riesce invece a contenere questa componente al di sotto del 20% della giornata lavorativa. In organizzazioni ancora appesantite da numerosi passaggi operativi, eliminare un giorno dal calendario non significa quindi eliminare anche le inefficienze.

A incidere è inoltre il modo in cui le imprese programmano il lavoro. Il 34,4% delle organizzazioni intervistate gestisce ancora i turni utilizzando Excel o fogli condivisi, mentre il 31% si affida a una piattaforma digitale dedicata. Il punto, tuttavia, non riguarda soltanto gli strumenti, ma la capacità di conoscere la disponibilità delle persone, individuare le attività prioritarie, intercettare eventuali sovraccarichi e garantire la continuità operativa.

«La settimana corta non consiste semplicemente nel cancellare il venerdì dal calendario. Prima di ridurre il tempo di lavoro, le aziende devono capire quali attività possono essere eliminate, quali processi possono essere semplificati e come distribuire meglio le responsabilità», osserva Albert Soriano, Ceo e founder di Sesame HR.

Come evidenziato anche da AIDP – Associazione Italiana per la Direzione del Personale, non esiste un unico modello di settimana corta. Alcune imprese concentrano lo stesso monte ore in quattro giornate, allungando l’orario quotidiano; altre riducono effettivamente le ore lavorate mantenendo invariata la retribuzione. Ci sono poi soluzioni più circoscritte, come i venerdì brevi durante l’estate, una maggiore flessibilità in entrata e in uscita o l’introduzione di ulteriori giornate di lavoro da remoto.

Ogni formula produce conseguenze differenti. L’orario compresso può trasformarsi in giornate particolarmente intense, mentre una reale riduzione del tempo di lavoro richiede di rivedere attività e obiettivi. Anche l’applicazione della flessibilità soltanto ad alcuni reparti può generare disparità interne. Per Sesame HR, il modello deve quindi essere costruito tenendo conto del settore, dei ruoli, dei picchi di attività e delle esigenze delle persone, senza considerare la settimana corta una soluzione automaticamente adatta a tutte le organizzazioni.

L’estate può comunque rappresentare un periodo utile per avviare una sperimentazione, grazie alla fisiologica diminuzione di alcune attività. Prima di introdurre un giorno libero, le aziende dovrebbero però ridurre le riunioni non indispensabili, semplificare i processi, automatizzare le operazioni ripetitive e fissare obiettivi realistici. La valutazione dovrebbe inoltre considerare l’andamento dei carichi di lavoro, il ricorso agli straordinari, la qualità delle attività svolte e la percezione dello stress da parte dei dipendenti.

«L’estate può essere un buon momento per sperimentare, ma l’obiettivo non dovrebbe essere concentrare cinque giorni di lavoro in quattro. La vera sfida è creare un’organizzazione che utilizzi meglio il tempo, durante tutto l’anno», aggiunge Soriano.

Il tema incide anche sulla capacità di attrarre e trattenere le persone: oltre la metà dei responsabili HR europei indica retention ed engagement come priorità, mentre più del 46% segnala la cultura aziendale e la qualità della leadership tra le principali preoccupazioni. Per Sesame HR, la settimana corta può funzionare solo se accompagnata da processi più efficienti, carichi sostenibili e maggiore autonomia.