Buste paga, sempre più amato l’outsourcing dalle aziende italiane

Entro i prossimi tre anni più di sei aziende italiane su dieci esternalizzeranno i servizi payroll. Il dato è contenuto nell’ultimo “HR & Payroll Pulse” curato da SD Worx, il leader europeo nelle soluzioni HR e payroll, che ha analizzato le risposte fornite da 5.936 responsabili HR e 16.500 dipendenti in sedici Paesi europei. Il dato italiano indica una crescita del fenomeno di ben 11 punti percentuali in più rispetto alla media Ue. La pratica di dare a realtà terze la gestione amministrativa del personale in Italia riguarderebbe infatti il 61% delle aziende, ma il trend sarebbe in forte accelerazione dal 2024 in poi.

Secondo al ricerca, allo stato attuale oltre la metà dei datori di lavoro italiani impiegherebbe i Managed Payroll Services (MPS), mentre solo due anni fa il valore era sotto il 50%. La percentuale delle aziende che ha esternalizzato totalmente il payroll è però ancora bassa, ferma al 4%, ma una su dieci, aggiunge l’indagine, prevede di farlo entro i prossimi tre anni. In più, un’organizzazione italiana su otto (pari al 12%) gestisce ancora calcoli e amministrazione del payroll interamente in house, il 10% abbina software interni a personale esterno, mentre poco meno di una azienda su cinque (17,5%) utilizza soluzioni SaaS, basate su software payroll forniti da provider specializzati.

Nonostante la crescente esternalizzazione, per il 23% dei professionisti HR italiani, la priorità principale per il 2026 sarebbe l’ampliamento delle soluzioni di self-service, perché viste come più funzionali alle esigenze dei dipendenti per la loro maggiore facilità di accesso a informazioni sulle busta paga o per avanzare richieste di ferie, un servizio, quest’ultimo, che allo stato attuale non sarebbe disponibile per sei lavoratori su dieci. Una ulteriore priorità messa in evidenza dalla ricerca di SD Worx è la questione della pay transparency: per il 21% del campione è considerata importante l’analisi del divario retributivo o la presenza di buste paga più chiare, viste proprio come strumenti di supporto per i dipendenti, servizi di assistenza per le buste paga o chatbot (20%).

Al quarto posto, ossia appena sotto il podio, si collocano questioni come la formazione e l’upskilling delle competenze dei team payroll interni. Completano la top five il miglioramento dell’analisi dei dati relativi ai cedolini per ottenere informazioni utili sulla forza lavoro e sull’azienda e l’attenzione a pratiche di payroll sostenibile, come processi completamente digitali e sistemi più efficienti dal punto di vista energetico.

Da notare, infine, il forte interesse tutto italiano verso le piattaforme di gestione delle buste paga basate sul cloud, con un punteggio superiore alla media europea (17% vs 13%). L’attenzione maggiore dei connazionali sarebbe legata alla necessità di una migliore integrazione dei sistemi per collegare payroll, HR, finance, rilevazione presenze e benefit. Secondo SD Worx, la migrazione al cloud non riguarda solo la modernizzazione della tecnologia delle paghe, ma implicherebbe un processo di digitalizzazione più esteso per tutte le organizzazioni.

Sui mutamenti nella gestione del payroll ha detto Michael Custers, Chief Strategy Officer di SD Worx: «Le aziende si aspettano validazioni supportate dall’AI, processi payroll continui e integrazioni fluide con gli altri sistemi aziendali, per ridurre il lavoro manuale e migliorare velocità e accuratezza. Allo stesso tempo, restano fondamentali compliance, precisione e affidabilità operativa. Ed è su questi pilastri che noi continuiamo a investire, per supportare decisioni migliori e offrire al dipendente un’esperienza di maggiore qualità».