Expo Training e il modello per formare le persone all’uso dell’IA in ufficio

Portare l’Intelligenza Artificiale negli uffici non significa soltanto mettere a disposizione nuovi strumenti, ma formare le persone perché sappiano utilizzarli, verificarne i risultati e comprenderne i limiti. Da questa premessa nasce il progetto formativo proposto da Expo Training, la fiera dedicata ai temi della formazione, dell’orientamento e del lavoro che mette in relazione studenti, scuole, università, istituzioni e imprese.

La proposta è stata elaborata dall’Osservatorio Scientifico del marketplace italiano dell’economia della competenza, che ha rilasciato il report “Intelligenza Artificiale, competenze reali. La sfida della formazione per portare l’IA nel lavoro quotidiano degli uffici”. Il modello di studio prende come riferimento un campione di 500 imprese italiane con almeno 10 addetti e almeno una persona impegnata in attività d’ufficio, appartenenti ai settori della manifattura, del commercio e dei servizi di mercato non finanziari. I dati utilizzati per costruire lo scenario sono stati raccolti attraverso questionari rivolti ai referenti aziendali: l’obiettivo è rappresentare possibili livelli di diffusione dell’IA, ostacoli, fabbisogni formativi e applicazioni nei processi di lavoro.

Per tradurre questi principi in un percorso concreto, il modello elaborato dall’Osservatorio Scientifico di Expo Training individua quattro elementi chiave, che ne definiscono struttura, contenuti e modalità di applicazione.

1. Un percorso di 24 ore, adattabile alle mansioni

Su questa base Expo Training propone un percorso formativo modulare della durata complessiva di 24 ore, da adattare alle mansioni svolte, agli strumenti autorizzati dall’azienda e alle conoscenze iniziali delle persone coinvolte. La durata non viene indicata come uno standard valido per tutte le organizzazioni, ma come una scelta progettuale da sperimentare e calibrare nei diversi contesti. Il percorso combina momenti dedicati alla comprensione degli strumenti, esercitazioni pratiche e verifica dell’apprendimento. Tra i temi affrontati figurano il funzionamento e i limiti dell’IA, la formulazione delle richieste, il lavoro sui documenti, il controllo dei risultati, la protezione delle informazioni, attività di laboratorio legate ai diversi ruoli aziendali e una prova finale orientata al trasferimento delle competenze nel lavoro quotidiano.

2. Il controllo umano resta centrale

Uno degli elementi centrali del modello riguarda la capacità di verificare ciò che l’IA produce. Nello scenario elaborato dall’Osservatorio, tra le competenze considerate prioritarie emergono il controllo delle fonti e degli errori, la protezione dei dati riservati, la capacità di formulare istruzioni efficaci e quella di individuare i casi d’uso nei quali ricorrere effettivamente all’IA. L’impostazione, quindi, non punta soltanto alla conoscenza tecnica degli strumenti, ma alla capacità di decidere quando utilizzarli e quando invece sia necessario fermarsi, controllare o intervenire direttamente. Una logica che mantiene la responsabilità delle decisioni in capo alle persone anche nelle attività maggiormente automatizzabili.

3. Dalle email ai fogli di calcolo

Le esercitazioni previste riguardano attività molto vicine alla quotidianità degli uffici. Il modello considera, tra gli altri ambiti, la preparazione di documenti, relazioni e presentazioni, la gestione delle email, l’analisi di dati e fogli di calcolo, la ricerca negli archivi, il supporto commerciale e alcune attività amministrative. L’obiettivo è trasformare questi casi d’uso in esercizi nei quali l’impiego dell’IA sia sempre accompagnato dalla verifica. Nel caso di relazioni e verbali, per esempio, il lavoro può consistere nella sintesi di appunti o trascrizioni autorizzate, controllando decisioni, scadenze ed eventuali omissioni. Nell’attività amministrativa, invece, l’IA può essere utilizzata per confrontare documenti come ordini e fatture, senza arrivare a delegarle approvazioni o pagamenti.

4. Dalla disponibilità degli strumenti alle competenze

Alla base della proposta c’è l’idea che l’introduzione dell’IA nelle organizzazioni non possa essere considerata soltanto come un investimento tecnologico. Lo scenario elaborato dall’Osservatorio evidenzia il peso attribuito alla mancanza di competenze interne e alla difficoltà di individuare casi d’uso e benefici concreti, insieme ai temi della sicurezza e della riservatezza dei dati.

Come osserva Carlo Barberis, Presidente di Expo Training: «I dati del modello sviluppato dal nostro Osservatorio Scientifico indicano come sia decisiva per le imprese italiane l’acquisizione della giusta professionalità in materia di digitalizzazione. Il successo dell’investimento tecnologico, in un momento storico di profonda innovazione, dipende strettamente dalle strategie di riqualificazione del personale. Purtroppo, riscontriamo un forte deficit di competenze interne. Non basta disporre di software evoluti, occorre avviare percorsi formativi mirati e modulari che insegnino al personale l’uso consapevole dello strumento e, soprattutto, l’importanza del controllo umano. Solo così sarà possibile trasformare l’IA in una reale leva di produttività e crescita per il nostro sistema produttivo».

Expo Training tornerà al MiCo di Milano per la XV esima i prossimi 18 e 19 novembre.