Procrastinazione, il vizio dell’oggi da rovesciare a nostro favore

di Franco Zullo*

C’è una frase che attraversa silenziosamente scuole, università e luoghi di lavoro: «Lo faccio dopo». La pronuncia lo studente davanti a un esame ancora lontano. La pensa il manager davanti a quella presentazione complessa che continua a spostare nella propria agenda. La vive il professionista che risponde a dieci email pur di non iniziare il lavoro che richiederebbe concentrazione. Poi il tempo passa.

Quello che poteva essere fatto con lucidità diventa urgente.
L’urgenza aumenta la pressione.
La pressione consuma energia.
E ciò che avevamo rimandato finisce per occupare molto più spazio mentale di quanto avrebbe richiesto affrontarlo subito.

Chiamiamo tutto questo procrastinazione. E troppo spesso la interpretiamo come mancanza di disciplina, scarsa motivazione o, peggio ancora, pigrizia. Ma forse stiamo osservando il problema dal lato sbagliato.

Procrastinare non significa semplicemente “non avere voglia”. La ricerca psicologica la descrive infatti come una forma di fallimento dell’autoregolazione: sappiamo che sarebbe meglio agire, ma rinviamo volontariamente nonostante possiamo prevederne le conseguenze negative. Tra i fattori maggiormente associati al fenomeno emergono l’avversione verso il compito, la distanza della ricompensa, la percezione di scarsa autoefficacia, l’impulsività e la distraibilità (vedi nota1).

Ma c’è un elemento ancora più interessante.

I due psicologi e ricercatori di fama internazionale Fuschia Sirois e Timothy Pychyl hanno mostrato come procrastinare possa essere letto anche come un tentativo di regolare nell’immediato un’emozione spiacevole. Se un compito ci mette a disagio, ci annoia, ci fa sentire inadeguati o incerti, rinviarlo ci offre un piccolo sollievo. Il problema è che stiamo facendo stare meglio il nostro io presente consegnando il costo al nostro io futuro (vedi nota 2).

Ecco perché aprire Instagram, controllare la posta, riordinare la scrivania o iniziare un’attività secondaria può apparire improvvisamente irresistibile proprio quando dovremmo affrontare qualcosa di importante. Non siamo necessariamente diventati pigri. Stiamo evitando una frizione.

Se spostiamo l’attenzione dallo studente al lavoratore, ci accorgiamo che a cambiare è solo il contesto, non il meccanismo.
Lo studente infatti pensa: «L’esame è tra tre settimane. Ho ancora tempo». Il professionista invece pensa: «La scadenza è venerdì. Domani sarò più concentrato». Il manager a sua volta pensa: «Prima risolvo queste urgenze, poi mi dedico alla strategia».

Sono versioni diverse dello stesso comportamento.

Nel frattempo, però, viviamo e lavoriamo dentro ambienti che rendono il rinvio sempre più facile: notifiche, chat, email, riunioni, micro-task, piattaforme, interruzioni e una disponibilità praticamente infinita di attività a basso attrito. Il risultato è paradossale.

Siamo continuamente occupati, ma possiamo comunque procrastinare.
Anzi, nel lavoro contemporaneo la procrastinazione è spesso nascosta proprio dietro l’operatività.
Possiamo trascorrere una giornata intera facendo cose e rimandare l’unica cosa che avrebbe generato realmente valore.

A procrastinare è in definitiva proprio il sistema ed è proprio qui che il tema smette di essere soltanto individuale. Se un’organizzazione moltiplica le priorità, interrompe continuamente il focus, premia la reattività immediata e lascia alle persone poca chiarezza sugli obiettivi, non può poi sorprendersi se attività complesse e ad alto valore vengono sistematicamente rinviate.

La ricerca recente sottolinea proprio l’importanza del contesto: condizioni di stress possono ridurre le risorse disponibili per tollerare emozioni negative e aumentare la vulnerabilità alla procrastinazione (vedi nota 3).

Questo significa che non basta dire alle persone: «Organizzati meglio». Così come non basta dire a uno studente: «Devi impegnarti di più». Quando il sistema produce dispersione, overload e continue vie di fuga, la forza di volontà diventa una risorsa troppo fragile sulla quale costruire la performance.

È una delle convinzioni alla base di SMARTER®: non serve chiedere alle persone di fare di più. Serve progettare condizioni nelle quali diventi più facile fare ciò che conta.

Esiste poi anche un altro equivoco: non tutto ciò che rimandiamo è procrastinazione. Rimandare anzi non è sempre negativo. Possiamo infatti decidere deliberatamente di non iniziare oggi un’attività perché mancano informazioni, perché una decisione ha bisogno di maturare o perché un altro obiettivo ha realmente una priorità maggiore.

La letteratura organizzativa invita infatti a distinguere la procrastinazione disfunzionale dal rinvio strategico: in alcuni contesti decidere intenzionalmente di aspettare può persino produrre benefici (vedi nota 4).

La differenza sta in una parola: intenzionalità.

Se scelgo quando iniziare, sto governando le attività nel tempo. Se continuo a evitare l’inizio pur sapendo che me ne pentirò, probabilmente è il tempo che sta governando me.

Il problema non è finire. È iniziare. Quando lavoriamo sulla procrastinazione, tendiamo a concentrarci sulla grande scadenza: «Devo preparare l’esame», «Devo scrivere il report», Devo completare il progetto».

Ma per il cervello un obiettivo grande, ambiguo e lontano può diventare una minaccia molto più facilmente di un’azione piccola e concreta. Per questo una delle metriche che considero più interessanti non è soltanto quanto tempo impieghiamo per finire, ma quanto tempo passa tra il momento in cui avevamo deciso di iniziare e il momento in cui iniziamo davvero.

La chiamo “latenza di avvio”: più quella distanza cresce, più aumenta la probabilità che il compito finisca sotto il dominio dell’urgenza.

Ed è esattamente qui che possiamo intervenire.
Nel metodo SMARTER® utilizzo un principio semplice: non aspettare di avere voglia. Rendi facile iniziare.

Con gli studenti questo principio è diventato il protocollo START SMARTER®, costruito sui seguenti punti:
– scomponi il compito fino a individuare il primo passo concreto;
– trova un momento e un segnale preciso per partire;
– avvia per 10 minuti, senza chiederti di completare tutto.
– riduci le frizioni: telefono lontano, materiali pronti, ambiente preparato.
– traccia l’avvio: osserva quanto riesci a rispettare il momento in cui avevi deciso di cominciare.

Non è una tecnica per ingannare il cervello: è work design applicato alla persona.

Smettiamo di chiedere alla volontà di compensare continuamente un ambiente progettato male e iniziamo a progettare meglio il comportamento. I giovani imparano oggi il modo in cui lavoreranno domani ed è questo anche il motivo per cui ho deciso di portare il metodo SMARTER® nel mondo della scuola.

Durante il confronto con studenti, professori e dirigenti mi sono accorto di una cosa apparentemente semplice: molti dei problemi che incontriamo oggi nelle aziende sono già presenti durante gli anni dello studio. Parlo ad esempio di: multitasking, interruzioni, procrastinazione, overload, iperconnessione, difficoltà nel definire le priorità, scarsa capacità di recupero.

Poi entriamo nel mondo del lavoro e ci aspettiamo improvvisamente che le persone sappiano governare tutto questo. Ma chi glielo ha insegnato?

Gli studi sulla relazione tra procrastinazione e performance accademica (vedi la già citata nota 4) mostrano un’associazione negativa con la seconda e, più in generale, una relazione con risultati meno favorevoli sul piano del benessere e della salute quando il comportamento diventa cronico. È da questa domanda e da altre come l’attenzione che nasce il mio nuovo libro Studiare SMARTER®.

Non si tratta di un manuale per convincere gli studenti a studiare più ore, ma esattamente del contrario.

Il testo offre un percorso pratico di 30 giorni per imparare a osservare come si studia oggi, scegliere meglio le priorità, iniziare senza attendere l’urgenza, proteggere il focus, gestire energia e digitale e trasformare comportamenti più efficaci in abitudini.
Il libro è accompagnato da un Playbook digitale, perché conoscere il metodo non basta: bisogna allenarlo.

Dal mio punto di vista, il futuro non ha bisogno di persone sempre occupate.
Forse abbiamo insegnato a intere generazioni a interpretare la produttività nel modo sbagliato.

Ore sui libri come prova di impegno. Ore in ufficio come prova di dedizione. Agenda piena come prova di importanza. Risposta immediata come prova di professionalità. Ma essere continuamente occupati non significa necessariamente imparare. E non significa necessariamente generare valore.

La vera competenza del futuro potrebbe essere un’altra: saper dirigere intenzionalmente la propria attenzione verso ciò che conta, iniziare quando è il momento di iniziare e avere il coraggio di non occupare tutto il tempo disponibile.

Vale per uno studente davanti a un libro. Vale per un manager davanti a una decisione. Vale per ciascuno di noi davanti a quella cosa importante che continuiamo a spostare a domani. Perché il contrario della procrastinazione non è lavorare senza sosta. È scegliere consapevolmente quando agire.

E forse è proprio questo che dovremmo insegnare ai giovani prima ancora che entrino nel mondo del lavoro. Non studiare di più. Non lavorare di più. Bensì imparare a iniziare meglio, concentrarsi meglio e usare meglio il proprio tempo. Perché ciò che continuiamo a rimandare non occupa soltanto il calendario. Occupa attenzione, energia e futuro.

*Chi è l’autore

Strategic Advisor per CEO, HR e Team Leader, da oltre 20 anni Franco Zullo supporta le organizzazioni nel ripensare i modelli di lavoro e di business per migliorare performance, produttività, benessere e impatto. È autore e speaker internazionale su temi legati al futuro del lavoro, alla strategia della performance e alla trasformazione sistemica delle imprese. Il suo approccio combina visione strategica, pensiero sistemico e innovazione centrata sulle Persone. Appassionato di vela, cibo & vino, musica, viaggi e delle persone diverse da lui che incontra lungo il cammino.

Bibliografia
Nota 1 – The nature of procrastination: a meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure – PubMed.
Nota 2 – Procrastination and the Priority of Short‐Term Mood Regulation: Consequences for Future Self – Sirois – 2013 – Social and Personality Psychology Compass – Wiley Online Library.
Nota 3 – Better late than early? Reviewing procrastination in organizations – ScienceDirect.
Nota 4 – The relationship between procrastination and academic performance: A meta-analysis – ScienceDirect.