Rimborsi spese dovuti, quattro dipendenti su dieci rinunciano a chiederli

Sono molte le aziende che allettano i propri dipendenti con sgravi fiscali e altre possibilità di agevolazioni, ma la diffidenza tra i lavoratori permane ancora forte. Lo sostiene Soldo, la piattaforma di gestione delle spese aziendali, che ha di recente diffuso il report intitolato “La zona grigia”.

Focus principale dell’indagine è la fiducia nutrita dalle persone sulla chiarezza delle regole aziendali in fatto di rimborsi e altri benefit, vista come come una vera e propria variabile economica in grado di condizionare la crescita stessa dell’organizzazione.

In particolare, la ricerca di Soldo parla di un 45% di dipendenti italiani titubante nel presentare una nota spese e di un 39% che evita del tutto, rinunciando a rimborsi che sarebbero legittimi. Per l’indagine sarebbe segno di un crescente disallineamento tra le intenzioni di conformità dei lavoratori e la percezione di rigidità e rischio associata ai processi interni di spesa.

Al contrario, continua la ricerca, il 58% dei responsabili finanziari è convinto che le regole di rimborso siano chiare, contro solo poco più della metà dei dipendenti (51%) che afferma di sapere con certezza cosa possa essere effettivamente rimborsato. In altri termini, uno squilibrio di questa natura finisce per tradursi in autocensura: il 28% dei lavoratori rinuncia a spendere anche per attività utili all’azienda e il 19% ha già sperimentato almeno un rifiuto su richieste legittime.

Davanti a risultati di questo genere non sorprende perciò che la gestione delle note spese sia tra le principali fonti di stress: chiedere il rimborso di importi elevati è secondo solo, in termini di incertezza, alla richiesta di budget per conferenze o eventi.

Sul report ha detto Gianluca Salpietro, Head of Sales di Soldo in Italia: «È fondamentale che le aziende italiane puntino alla chiarezza delle policy, sostituendo sistemi complessi con processi più semplici e trasparenti». Solo quando le regole sono coerenti con i processi reali, ha aggiunto, «i dipendenti spendono con sicurezza e serenità, e i team Finance possono gestire tutto con fiducia e controllo».

La percezione dei problemi legati alle spese aziendali cambia però profondamente a seconda del ruolo rivestito nelle organizzazioni. Tra i finance leader, si legge ancora nel report, le principali fonti di frustrazione includono la convinzione che “tutto sia rimborsabile” (31%), la mancanza di ricevute (26%), le spese non conformi (24%) e i ritardi nella presentazione delle note spese (22%).

Dal lato dei dipendenti, invece, uno su quattro (25%) considera la gestione dei rimborsi una delle attività più stressanti. Quando sorgono dubbi, il 36% si rivolge al proprio manager e solo il 20% al reparto Finance, un chiaro indicatore di una supervisione frammentata e di policy che non sempre vengono interiorizzate o comprese appieno.

L’incomprensione tra chi spende e chi controlla creerebbe insomma «frustrazione e inefficienza», ha osservato ancora Salpietro, che ha indicato anche come possibile soluzione al problema «l’adozione di strumenti digitali che garantiscano chiarezza e tracciabilità in ogni fase del processo».

A complicare ulteriormente lo scenario, ci si mette però proprio la tecnologia digitale, in particolare l’intelligenza artificiale, vista dal 41% dei responsabili finanziari italiani come uno strumento utilizzabile per generare ricevute false, con impatti diretti sulla conformità e sulla governance aziendale. Su questo aspetto si è soffermato proprio Salpietro, suggerendo una possibile strategia per arginare un rischio simile: «L’unico modo per prevenire questa minaccia è collegare ogni pagamento digitale alla nota spese, garantendo tracciabilità completa e visibilità in tempo reale, così da proteggere l’azienda e permettere ai dipendenti di operare con sicurezza».

Per ulteriori informazioni è possibile scaricare il report completo di Soldo a questo link.